Komunikasi: Arti Penting dan Peranannya dalam Organisasi

Komunikasi: Arti Penting dan Peranannya dalam Organisasi

Abu Bakar
10113068
Universitas Gunadarma

Pokok pembahasan yang akan dibahas dalam tulisan ini adalah sebagai berikut:

        1.      Pengertian dan Arti Penting Komunikasi

        2.      Jenis dan Proses Komunikasi

        3.      Komunikasi Efektif

        4.      Implikasi Manajerial

        1.      Pengertian dan Arti Penting Komunikasi

Sebelum membahas lebih jauh, sebaiknya kita perlu mengetahui apa itu komunikasi dan organisasi. Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi menurut beberapa ahli.

1.      Komunikasi adalah suatu proses melalui mana seseorang (komunikator) menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya (khalayak).

(Hovland, Janis, dan Kelley, 1953)

2.      Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa, mengatakan apa, dengan saluran apa, kepada siapa? Dengan akibat apa atau hasil apa? (Who? Says what? In which channel? To whom? With what effect?)

(Lasswell, 1960)

3.      Komunikasi adalah proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian dan lain-lain. Melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar-gambar, angka-angka dan lain-lain.

(Berelson dan Stainer, 1964)

4.      Komunikasi adalah suatu proses dimana suatu sistem dibentuk, dipelihara, dan diubah dengan tujuan bahwa sinyal-sinyal yang dikirimkan dan diterima dilakukan sesuai dengan aturan.

(Louis Forsdale, 1981)

5.      Komunikasi adalah suatu proses menyortir, memilih dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan komunikator.

(Raymond S. Ross)

Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian komunikasi secara umum merupakan suatu proses mengenai pembentukan, penyampaian, penerimaan dan pengolahan pesan. Selanjutnya adalah beberapa pengertian organisasi menurut beberapa ahli.

1.      Organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai  beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otorias dan tanggung jawab.

(Schein, 1982)

2.      Organisasi adalah sistem hubungan yang terstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

(Kochler, 1976)

3.      Organisasi adalah suatu  bentuk sistem terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan bersama.

(Wright, 1977)

Komunikasi sangat penting peranannya dalam kehidupan sehari-hari. Biasanya setiap orang melakukan komunikasi tiap harinya, baik aktif maupun pasif, sejak bangun tidur sampai menjelang tidur. Hal ini berarti segala aktifitas yang dilakukan oleh seseorang tidak lepas dari kegiatan komunikasi.

Seberapa pentingnya komunikasi dalam kehidupan manusia dapat dilihat dari hasil penelitian yang menyatakan bahwa persentasi waktu yang digunakan dalam proses komunikasi adalah sangat besar, berkisar 75% sampai 90% dari jumlah waktu kegiatan. Waktu yang digunakan dalam proses komunikasi tersebut 5% untuk menulis, 10% untuk membaca, 35% untuk berbicara, dan 50% untuk mendengar. (Jiwanta, 1982)

        2.      Jenis dan Proses Komunikasi

Setelah mengetahui pengertian dan arti penting komunikasi, kita lanjut ke materi jenis dan proses komunikasi. Jika dilihat dari beberapa sudut pandang tertentu, komunikasi dapat dibagi menjadi beberapa jenis. Diantaranya adalah sebagai berikut ini.

a.       Berdasarkan Bidang:

1.)    Komunikasi sosial

2.)    Komunikasi organisasi/manajemen

3.)    Komunikasi bisnis

4.)    Komunikasi politik

5.)    Komunikasi internasional

6.)    Komunikasi antar budaya

7.)    Komunikasi pembangunan

8.)    Komunikasi tradisional

(Onong Uchjana Effendi, 2000)

b.      Berdasarkan Sifat:

1.)    Komunikasi verbal

a.)    Komunikasi lisan

b.)    Komunikasi tulisan

2.)    Komunikasi non verbal

a.)    Komunikasi tubuh

b.)    Komunikasi gambar

c.)    dan lain lain

c.       Berdasarkan Jenis:

1.)    Komunikasi intrapersonal, adalah komunikasi yang ber-langsung pada diri sendiri

2.)    Komunikasi interpersonal, adalah komunikasi yang berlangsung pada orang lain atau bisa disebut juga dengan komunikasi kelom-pok

3.)    Komunikasi kelompok, adalah komunikasi yang berlangsung dengan kelompok orang yang jumlahnya lebih dari dua orang

4.)    Komunikasi massa, adalah komunikasi yang dilakukan melalui media massa

Untuk menyampaikan pesan yang ingin dikirim oleh pengirim ke penerima, komunikasi membutuhkan proses agar pesan tersebut berhasil dikirim. Terjadinya proses komunikasi menurut Lasswell memerlukan lima komponen, yaitu:

1.      Komunikator/Pengirim

2.      Pesan

3.      Media

4.      Komunikan/Penerima

5.      Pengaruh

Proses menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1990:703) adalah rangkaian tindakan, perbuatan atau pengolahan yang menghasilkan produk. Sehingga dapat dipahamu bahwa proses dalam komunikasi merupakan rangkaian tindakan berlangsungnya aktivitas komunikasi mulai dari pengiriman hingga penerimaan pesan/umpan balik.

Menurut Sutaryo (ibid) dan Effendy (2005: 11) secara umum proses komunikasi dibagi menjadi proses secara primer dan sekunder. Proses secara primer pada dasarnya merupakan aktivitas komunikasi yang dilakukan secara langsung (tatap muka) tanpa menggunakan alat bantu (teknologi). Menurut Effendy (ibid) proses secara primer dilakukan dengan menggunakan simbol berupa bahasa, kial (gesture), isyarat, gambar, warna dan lain sebagainya, yang secara langsung mampu menerjemahkan pikiran, perasaan komunikator kepada komunikan. Sedangkan proses komunikasi secara sekunder dilakukan dengan menggunakan alat bantu sekunder, antara lain berupa surat, telepon, faks, surat kabar, televisi, film, dan sebagainya. (Effendy, ibid:16)

        3.      Komunikasi Efektif

Bicara mengenai komunikasi efektif, kita terlebih dahulu harus mengetahui apa itu efektif. Efektif menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah:

1.      ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya)

2.      manjur atau mujarab (tt obat)

3.      dapat membawa hasil; berhasil guna (tt usaha, tindakan)

4.      mulai berlaku (tt undang-undang, peraturan)

Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang berhasil membina  pengertian, yang berhasil menyampaikan pesan, yang membuat komunikan memberi tanggapan yang dikehendaki oleh komunikator. Dalam komunikasi, efektif suatu pesan dapat berlaku pada komunikan, dan pengertian yang ada  padanya benar-benar sama dengan pengertian yang terdapat pada komunikator.

(Uchjana Onong Effendy)

Untuk membantu supaya komunikasi kita bisa efektif ada beberapa ketentuan yang memudahkan yaitu:

1.      Kemampuan mengamati dan menganalisa persoalan

2.      Kemampuan menarik perhatian

3.      Kemampuan mempengaruhi pendapat

4.      Kemampuan menjalin hubungan dan suasana saling mempercayai.

Effendy (2005:130) menjelaskan komunikasi yang efektif harus memenuhi beberapa syarat ditinjau dari pesan komunikasi, diantaranya:

1.      Pesan dapat dimengerti

2.      Pada saat keputusan diambil, karyawan percaya bahwa komunikasi yang dilancarkan cocok dengan tujuan organisasi.

3.      Komunikasi cocok dengan kepentingan keperibadian karyawan.

4.      Secara mental dan fisik, karyawan mampu melaksanakannya.

Selain itu ada 5 prinsip atau hukum dasar komunikasi efektif yang dikenal dengan REACH, yaitu:

1.      Respect (sikap menghargai)

2.      Empathy (kemampuan mendengar)

3.      Audible (dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik)

4.      Clarity (jelas)

5.      Humble (rendah hati)

        4.      Implikasi Manajerial

Mungkin pada bahasan sebelumnya kurang menyinggung tentang peranan komunikasi dalam organisasi. Bahasan akhir ini akan membahas tentang implikasi manajerial yang ada kaitannya dengan organisasi. Agar lebih mudah memahami pembahasan ini, kita lihat pengertian dari implikasi dan manajerial. Implikasi berarti keterlibatan atau keadaan terlibat, sedangkan manajerial berarti berhubungan dengan manajer/manajemen. Jadi, dapat dikatakan implikasi manajerial adalah implikasi yang dapat memberikan kontribusi untuk manajemen.

Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu:

1)      Implikasi prosedural, meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan

2)      Implikasi kebijakan, meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.

Seorang manajer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik dalam melaksanakan tugas mereka. Dalam mencapai suatu tujuan organisasi, komunikasi mutlak diperlukan guna menjalin kerjasama yang baik antar anggota dalam organisasi tersebut. Berikut adalah fungsi komunikasi dalam organisasi:

1.)    Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan.

2.)    Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3.)    Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4.)    Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi

ANALISIS

Sejauh yang sudah dibahas pada pembahasan diatas, dapat dianalisis bahwa komunikasi merupakan hal penting dalam kehidupan sehari-hari. Kita melakukan komunikasi baik aktif maupun pasif dari bangun tidur sampai menjelang tidur. Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang dapat dimengerti baik oleh komunikator maupun komunikan.

Di dalam organisasi, komunikasi memiliki peranan penting. Komunikasi dapat mendukung terjalinnya kerjasama yang baik dalam organisasi sehingga dapat mencapai tujuan. Pada manajer, kemampuan komunikasi juga mutlak diperlukan guna melaksanakan tugas-tugasnya sebagai pemimpin dan mengatur bawahannya.

DAFTAR PUSTAKA

Effendy, Uchjana Onong. 2000.  Ilmu, Teori dan Filsafat Komunikasi. Bandung: Citra Aditya Bakti.

Ekawaty, Retno. 2009. Komunikasi Efektif [ppt]. (http://retno_ekawaty.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/13717/Komunikasi+Efektif+PP2.ppt, diakses tanggal 8 Maret 2015, 15:02).

Lukas, Dwiantara, dan Suharsono. 2013. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: CAPS (Center of Academic Publishing Service).

Mulyana, Deddy. 2002. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: Remaja Rosda Karya.

Mulyana, Deddy. 2004. Komunikasi Efektif. Bandung: Remaja Kosda Karya.

Mulyana, Deddy. 2010. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: Remaja Kosda Karya.

Rahmanto, Aris Febri. 2004. Peranan Komunikasi dalam Suatu Organisasi. Jakarta: Jurnal Komunikologi. Vol. 1, No. 2.

Setiawan, Ebta. 2012. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI): Efektif. (http://kbbi.web.id/efektif, diakses tanggal 8 Maret 2015, 13:28).

Setiawan, Ebta. 2012. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI): Implikasi. (http://kbbi.web.id/implikasi, diakses tanggal 14 Maret 2015, 13:57).

Suprapto, Tommy. 2009. Pengantar Teori & Manajemen Komunikasi. Yogyakarta: Media Pressindo.