Komunikasi: Arti Penting dan
Peranannya dalam Organisasi
Abu Bakar
10113068
Universitas Gunadarma
10113068
Universitas Gunadarma
Pokok pembahasan yang
akan dibahas dalam tulisan ini adalah sebagai berikut:
1.
Pengertian dan Arti Penting Komunikasi
2.
Jenis dan Proses Komunikasi
3.
Komunikasi Efektif
4.
Implikasi Manajerial
1. Pengertian dan Arti Penting
Komunikasi
Sebelum
membahas lebih jauh, sebaiknya kita perlu mengetahui apa itu komunikasi dan
organisasi. Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi menurut beberapa
ahli.
1. Komunikasi
adalah suatu proses melalui mana seseorang (komunikator) menyampaikan stimulus
(biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk
perilaku orang-orang lainnya (khalayak).
(Hovland, Janis, dan Kelley, 1953)
2. Komunikasi
pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa, mengatakan apa,
dengan saluran apa, kepada siapa? Dengan akibat apa atau hasil apa? (Who? Says
what? In which channel? To whom? With what effect?)
(Lasswell, 1960)
3. Komunikasi
adalah proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian dan lain-lain.
Melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar-gambar, angka-angka
dan lain-lain.
(Berelson dan Stainer, 1964)
4. Komunikasi
adalah suatu proses dimana suatu sistem dibentuk, dipelihara, dan diubah dengan
tujuan bahwa sinyal-sinyal yang dikirimkan dan diterima dilakukan sesuai dengan
aturan.
(Louis Forsdale, 1981)
5. Komunikasi
adalah suatu proses menyortir, memilih dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian
rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari
pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan komunikator.
(Raymond S. Ross)
Dari
beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian komunikasi
secara umum merupakan suatu proses mengenai pembentukan, penyampaian,
penerimaan dan pengolahan pesan. Selanjutnya adalah beberapa pengertian
organisasi menurut beberapa ahli.
1. Organisasi
adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian
pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otorias dan tanggung jawab.
(Schein, 1982)
2. Organisasi
adalah sistem hubungan yang terstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu
kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
(Kochler, 1976)
3. Organisasi
adalah suatu bentuk sistem terbuka dari
aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang atau lebih untuk mencapai suatu
tujuan bersama.
(Wright, 1977)
Komunikasi
sangat penting peranannya dalam kehidupan sehari-hari. Biasanya setiap orang
melakukan komunikasi tiap harinya, baik aktif maupun pasif, sejak bangun tidur
sampai menjelang tidur. Hal ini berarti segala aktifitas yang dilakukan oleh
seseorang tidak lepas dari kegiatan komunikasi.
Seberapa
pentingnya komunikasi dalam kehidupan manusia dapat dilihat dari hasil
penelitian yang menyatakan bahwa persentasi waktu yang digunakan dalam proses
komunikasi adalah sangat besar, berkisar 75% sampai 90% dari jumlah waktu
kegiatan. Waktu yang digunakan dalam proses komunikasi tersebut 5% untuk
menulis, 10% untuk membaca, 35% untuk berbicara, dan 50% untuk mendengar. (Jiwanta, 1982)
2. Jenis dan Proses Komunikasi
Setelah
mengetahui pengertian dan arti penting komunikasi, kita lanjut ke materi jenis
dan proses komunikasi. Jika dilihat dari beberapa sudut pandang tertentu,
komunikasi dapat dibagi menjadi beberapa jenis. Diantaranya adalah sebagai
berikut ini.
a. Berdasarkan
Bidang:
1.) Komunikasi
sosial
2.) Komunikasi
organisasi/manajemen
3.) Komunikasi
bisnis
4.) Komunikasi
politik
5.) Komunikasi
internasional
6.) Komunikasi
antar budaya
7.) Komunikasi
pembangunan
8.) Komunikasi
tradisional
(Onong
Uchjana Effendi, 2000)
b. Berdasarkan
Sifat:
1.) Komunikasi
verbal
a.) Komunikasi
lisan
b.) Komunikasi
tulisan
2.) Komunikasi
non verbal
a.) Komunikasi
tubuh
b.) Komunikasi
gambar
c.) dan
lain lain
c. Berdasarkan
Jenis:
1.) Komunikasi
intrapersonal, adalah komunikasi yang ber-langsung pada diri sendiri
2.) Komunikasi
interpersonal, adalah komunikasi yang berlangsung pada orang lain atau bisa
disebut juga dengan komunikasi kelom-pok
3.) Komunikasi
kelompok, adalah komunikasi yang berlangsung dengan kelompok orang yang
jumlahnya lebih dari dua orang
4.) Komunikasi
massa, adalah komunikasi yang dilakukan melalui media massa
Untuk
menyampaikan pesan yang ingin dikirim oleh pengirim ke penerima, komunikasi
membutuhkan proses agar pesan tersebut berhasil dikirim. Terjadinya proses
komunikasi menurut Lasswell memerlukan lima komponen, yaitu:
1. Komunikator/Pengirim
2. Pesan
3. Media
4. Komunikan/Penerima
5. Pengaruh
Proses
menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1990:703) adalah rangkaian tindakan,
perbuatan atau pengolahan yang menghasilkan produk. Sehingga dapat dipahamu
bahwa proses dalam komunikasi merupakan rangkaian tindakan berlangsungnya
aktivitas komunikasi mulai dari pengiriman hingga penerimaan pesan/umpan balik.
Menurut
Sutaryo (ibid) dan Effendy (2005: 11) secara umum proses komunikasi dibagi
menjadi proses secara primer dan sekunder. Proses secara primer pada dasarnya
merupakan aktivitas komunikasi yang dilakukan secara langsung (tatap muka)
tanpa menggunakan alat bantu (teknologi). Menurut Effendy (ibid) proses secara
primer dilakukan dengan menggunakan simbol berupa bahasa, kial (gesture), isyarat, gambar, warna dan
lain sebagainya, yang secara langsung mampu menerjemahkan pikiran, perasaan
komunikator kepada komunikan. Sedangkan proses komunikasi secara sekunder dilakukan
dengan menggunakan alat bantu sekunder, antara lain berupa surat, telepon,
faks, surat kabar, televisi, film, dan sebagainya. (Effendy, ibid:16)
3. Komunikasi Efektif
Bicara
mengenai komunikasi efektif, kita terlebih dahulu harus mengetahui apa itu
efektif. Efektif menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah:
1. ada
efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya)
2. manjur
atau mujarab (tt obat)
3. dapat
membawa hasil; berhasil guna (tt usaha, tindakan)
4. mulai
berlaku (tt undang-undang, peraturan)
Komunikasi
yang efektif adalah komunikasi yang berhasil membina pengertian, yang berhasil menyampaikan pesan,
yang membuat komunikan memberi tanggapan yang dikehendaki oleh komunikator.
Dalam komunikasi, efektif suatu pesan dapat berlaku pada komunikan, dan
pengertian yang ada padanya benar-benar
sama dengan pengertian yang terdapat pada komunikator.
(Uchjana
Onong Effendy)
Untuk
membantu supaya komunikasi kita bisa efektif ada beberapa ketentuan yang
memudahkan yaitu:
1. Kemampuan
mengamati dan menganalisa persoalan
2. Kemampuan
menarik perhatian
3. Kemampuan
mempengaruhi pendapat
4. Kemampuan
menjalin hubungan dan suasana saling mempercayai.
Effendy
(2005:130) menjelaskan komunikasi yang efektif harus memenuhi beberapa syarat ditinjau
dari pesan komunikasi, diantaranya:
1. Pesan
dapat dimengerti
2. Pada
saat keputusan diambil, karyawan percaya bahwa komunikasi yang dilancarkan
cocok dengan tujuan organisasi.
3. Komunikasi
cocok dengan kepentingan keperibadian karyawan.
4. Secara
mental dan fisik, karyawan mampu melaksanakannya.
Selain
itu ada 5 prinsip atau hukum dasar komunikasi efektif yang dikenal dengan
REACH, yaitu:
1. Respect
(sikap menghargai)
2. Empathy
(kemampuan mendengar)
3. Audible
(dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik)
4. Clarity
(jelas)
5. Humble
(rendah hati)
4. Implikasi Manajerial
Mungkin
pada bahasan sebelumnya kurang menyinggung tentang peranan komunikasi dalam
organisasi. Bahasan akhir ini akan membahas tentang implikasi manajerial yang
ada kaitannya dengan organisasi. Agar lebih mudah memahami pembahasan ini, kita
lihat pengertian dari implikasi dan manajerial. Implikasi berarti keterlibatan
atau keadaan terlibat, sedangkan manajerial berarti berhubungan dengan
manajer/manajemen. Jadi, dapat dikatakan implikasi manajerial adalah implikasi
yang dapat memberikan kontribusi untuk manajemen.
Dalam
manajemen terdapat 2 implikasi yaitu:
1) Implikasi
prosedural, meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan
kerja dan formulasi kebijakan
2) Implikasi
kebijakan, meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan
tindakan.
Seorang
manajer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik dalam melaksanakan tugas
mereka. Dalam mencapai suatu tujuan organisasi, komunikasi mutlak diperlukan
guna menjalin kerjasama yang baik antar anggota dalam organisasi tersebut. Berikut
adalah fungsi komunikasi dalam organisasi:
1.) Fungsi
informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi.
Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Orang-orang dalam
tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan
organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan
pekerjaan.
2.) Fungsi
regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam
suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif,
yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen,
yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang
disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya
dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan
regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan
kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
3.) Fungsi
persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka
banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi
perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan
menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4.) Fungsi
integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang
memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada
dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran
komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin,
newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal
seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan
olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan
menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan
terhadap organisasi
ANALISIS
Sejauh
yang sudah dibahas pada pembahasan diatas, dapat dianalisis bahwa komunikasi
merupakan hal penting dalam kehidupan sehari-hari. Kita melakukan komunikasi
baik aktif maupun pasif dari bangun tidur sampai menjelang tidur. Komunikasi
yang efektif adalah komunikasi yang dapat dimengerti baik oleh komunikator
maupun komunikan.
Di
dalam organisasi, komunikasi memiliki peranan penting. Komunikasi dapat
mendukung terjalinnya kerjasama yang baik dalam organisasi sehingga dapat
mencapai tujuan. Pada manajer, kemampuan komunikasi juga mutlak diperlukan guna
melaksanakan tugas-tugasnya sebagai pemimpin dan mengatur bawahannya.
